Traçabilité

Tracer certaines informations

Avec Gestimum ERP, il est possible de «tracer» certaines informations enregistrées sur le logiciel

Créé le et créé par

• Exemple: allez dans La «liste des documents de vente»

• Faites clic droit «propriétés de la grille»

• Recherchez les champs «Créé le» et «Créé par» à gauche dans les colonnes disponibles, sélectionnez les puis cliquez sur la flèche simple au milieu de la fenêtre pour les insérer dans les colonnes sélectionnées à droite. Enfin cliquez sur «OK» en bas

• Sur la liste de vos «documents de vente» apparaîtra ces deux champs qui vous indiqueront qui a créé ces documents

• Vous retrouverez ces champs dans les parties suivantes du logiciel
  • Dans la liste des actions
  • Dans la liste des Prospects – Clients – Fournisseurs
  • Dans la liste des contacts
  • Dans la liste des affaires
  • Dans la liste des documents de vente – achat – stock – Inventaire
  • Dans les lignes de documents de vente – achat – stock – Inventaire
  • Dans la liste des budgets
  • Dans les conditions de visibilités
  • Dans les guides d’Écriture
  • Dans les immobilisations
  • Dans les rapprochements bancaires
  • Dans les modèles de ventilation analytique
  • Dans les sections analytiques

Modifié le» et «modifié par»

• Exemple: Allez dans «Données – tarifs – grilles de tarifs»

• Faites clic droit «propriétés de la grille»

• Recherchez les champs «Modifié le» et «Modifié par» à gauche dans les colonnes disponibles, sélectionnez les puis cliquez sur la flèche simple au milieu de la fenêtre pour les insérer dans les colonnes sélectionnées à droite. Enfin cliquez sur «OK» en bas

• Sur la liste de vos «grilles de tarifs» apparaîtra ces deux champs qui vous indiqueront qui a modifié ces documents

• Vous retrouverez ces champs dans les parties suivantes du logiciel
  • Dans la liste des actions
  • Dans la liste des familles d’article
  • Dans la liste des sous familles d’article
  • Dans la liste des articles
  • Dans la liste des banques
  • Dans la liste des comptes bancaires
  • Dans la liste des barèmes
  • Dans la liste des budgets
  • Dans la liste des comptes
  • Dans la liste des abonnements
  • Dans la liste des comptes de reporting
  • Dans la liste des dépôts
  • Dans la liste des devises
  • Dans la liste des divisions
  • Dans la liste des Écritures
  • Dans la liste des échéances
  • Dans la liste des frais
  • Dans la liste des gammes
  • Dans la liste des gammes élémentaires
  • Dans la liste des ventilations analytiques des guides
  • Dans la liste des journaux
  • Dans la liste des modes de règlement
  • Dans la liste des natures comptables
  • Dans la liste des pays
  • Dans la liste des salariés
  • Dans la liste des promotions
  • Dans la liste des règlements
  • Dans la liste des remises en banque
  • Dans la liste des impayés
  • Dans la liste des relances
  • Dans la liste des commerciaux
  • Dans la liste des services
  • Dans la liste des tarifs
  • Dans la liste des glossaires
  • Dans la liste des tiers
  • Dans la liste des familles de tiers
  • Dans la liste des sous familles de tiers
  • Dans la liste des TVA
  • Dans la liste des utilisateurs
  • Dans la liste des villes
  • Dans la liste des transporteurs
  • Dans la liste des promotions
  • Dans la liste des contacts
  • Dans la liste des affaires
  • Dans la liste des documents de Ventes – Achats – Stocks

L’origine d’un document

• Sur vos documents (achat/vente) vous pouvez visualiser la provenance d’un devis, d’une commande, d’un bon de livraison, d’une facture ou encore d’un avoir
• Allez dans «Fichier – Paramétrages – préférence de gestion» puis dans l’onglet «Ventes et achats». Cochez la case «Transfert avec origine du document»

• Créez un document de vente (exemple une facture Pro-Forma) puis transférez ce document en devis

• Vus trouverez ensuite, en première ligne de votre devis, le document d’origine. (Ici le PFC correspond à Facture pro forma)

• Également, dans la liste de vos documents de vente ou d’achat, vous pouvez faire apparaître directement le champ dans les colonnes. Allez dans la liste de vos documents de vente ou d’achat puis faites clic droit «Propriétés de la grille». Sélectionnez dans les colonnes disponibles le champ «Pièce d’origine» puis double cliquez dessus afin de le faire apparaître dans les colonnes sélectionnées

• Dans la liste de vos documents le champ apparaîtra et vous informera du dernier document d’origine

• 4 Type de saisie Dans la liste de vos documents d’achat, de vente, de stock ainsi qu’en comptabilité dans vos journaux vous pouvez faire apparaître le type de création d’un document ou d’une écriture

Les types de saisie en Gestion commerciale

• Transfert
• Transfert automatique
• Duplication
• Saisie
• Importation
• Importation EDI
• Importation Ecommerce
• Regroupement automatique
• Regroupement
• Réapprovisionnement
• Reliquats
• Abonnements contremarque

Les types de saisie en Gestion comptable

• Transfert comptable de documents
• Saisie standard
• Saisie par pièce
• Saisie guidée
• Saisie au kilomètre
• Déclaration de TVA
• Bascule Euro
• Conversion
• Importation
• Copie
• Extourne contrepassation
• Abonnement
• Clôture exercice
• Import de relevé bancaire

• En comptabilité, allez dans votre journal puis faites clic droit «propriétés de la grille»
• Sélectionnez dans les colonnes disponibles le champ «Traitement ayant créé l’écriture» puis double cliquez dessus afin de le faire apparaître dans les colonnes sélectionnées

• Puis vous pourrez visualiser le type de création de l’écriture

• En gestion commerciale, allez dans la liste des documents de vente puis faites clic droit «propriétés de la grille». Sélectionnez dans les colonnes disponibles le champ «Traitement ayant créé l’écriture» puis double cliquez dessus afin de le faire apparaître dans les colonnes sélectionnées

• Puis vous pourrez visualiser le type de création du document

L’état d’un document

Visualiser l'état d'un document

• Dans vos documents de vente, d’achat, de stock ainsi que dans vos échéances, vos rapprochements bancaires, vos remises en banques, vos émissions de paiements vous pouvez visualiser l’état d’un document

• Allez dans la liste des documents de vente. Faites apparaître via les propriétés de la grille le champ «État». Vous pouvez en haut à droite sélectionner ce que vous voulez voir apparaître dans vos fenêtre (ici les documents en cours, imprimé, transférer partiellement, en préparation EDI, exporté EDI, transféré, comptabilisé, archivé, non comptabilisé)

• En comptabilité vous pouvez, par exemple, visualiser les rapprochements bancaires qui sont «en cours» ou bien «validé»