Regroupement en masse des livraisons clients et réceptions fournisseurs
Le regroupement des bons de livraison/bons de réception/bons de retour permet de générer une facture/un avoir pour un ensemble de bons de livraison/bons de réception/bons de retour.
Le regroupement des bons peut être demandé pour un fournisseur, tous les fournisseurs ou les fournisseurs appartenant à la même périodicité de regroupement.
Le choix des bons à regrouper dépend du type de regroupement indiqué dans la fiche du tiers. Vous pouvez en effet demander dans la fiche de chaque tiers (onglet Compta) la génération d’une facture unique :
- pour la totalité des bons du tiers (Tous)
- pour chaque bon (un seul)
- pour tous les bons d’une même commande (dans le cas de livraisons/réception partielles)
- pour tous les bons réalisés sur la même décade (période de 10 jours : "du 1 au 10" ou "du 11 au 20" ou "du 21 à la fin du mois")
- pour tous les bons de même mois
Critères de recherche
Par défaut la présélection des bons s’effectue suivant la date système. Tous les bons "En cours" saisis avant la date saisie dans la zone "Bons jusqu’au" seront pris en compte.
Vous avez la possibilité de prendre :
- Tous les bons
- Uniquement les bons de réception
- Uniquement les bons de retour
La date d’émission des factures/avoirs à générer est par défaut la date système, il vous est possible de modifier cette date.
Par défaut, le regroupement s’effectue sur les bons de la totalité des clients/fournisseurs appartenant à la même périodicité, mais vous pouvez préciser le regroupement :
- des bons pour un fournisseur ou une fourchette de tiers
- des bons pour une famille ou une fourchette de familles
- des bons pour une sous-famille ou une fourchette de sous-familles
- des bons pour un représentant ou une fourchette de représentants (commerciaux)
De même, il est possible d’effectuer l’opération sur un, tous ou un ensemble de dépôts.
Fournisseur unique
Pour un fournisseur unique, saisissez le code du fournisseur ou recherchez-le dans la liste. Le premier bouton vous permet de sélectionner le tiers dans la liste déroulante, le deuxième ouvre la fenêtre de recherche des tiers.
Périodicité de regroupement
Les périodicités sont à créer dans les tables de référence (menu ACCUEIL/Paramétrage).
Vous avez le choix entre toutes les périodicités, aucune périodicité (sans) ou une périodicité précise (unique).
Le regroupement s’appliquera à tous les fournisseurs ayant cette/ces périodicités indiquées dans leur fiche (onglet Compta).
Sélection des bons
Tous les bons réalisés avant la date de référence pour la sélection des fournisseurs s’affichent ici.
Vous visualiserez les regroupements des factures avec les couleurs de lignes paires/impaires paramétrables dans l'onglet général des préférences de la société. Une couleur représente une pièce. Il vous est possible d’inclure ou d’exclure tous les bons d’une facture (menu contextuel + Tout inclure Facture ou Tout exclure Facture).
Vous avez plusieurs choix pour exclure certains bons du regroupement :
- double-cliquez simplement sur le bon,
- appuyez sur la Barre Espace,
- ouvrez le menu contextuel puis Exclure,
- par le raccourci clavier CTRL+E.
Le bon est alors barré dans la liste.
De plus, le menu contextuel vous permet d’ouvrir le document, d’Inclure, de Tout inclure et de Tout exclure les documents de la liste. Des raccourcis clavier sont également affectés à ces fonctions.
Le menu contextuel vous permet d'accéder aux fonctions générales d'une grille.
Par ce menu + Personnaliser la liste, vous pouvez paramétrer la fenêtre de la liste des bons à facturer. Vous pourrez voir ainsi par exemple :
- le nom du tiers,
- la date de réalisation du bon,
- le numéro de pièce du bon,
- le montant TTC,
- la devise de réalisation du bon,
- le numéro de la pièce d’origine (pièce précédent le Bon),
- le type de regroupement,
- la période prise en compte pour le regroupement par décade,
- la période prise en compte pour le regroupement par mois.
Options supplémentaires
Cet onglet vous permet de paramétrer les lignes des documents à regrouper et de lancer le traitement de regroupement des bons.
Recopie des lignes
Dans les factures émises, vous avez le choix de reprendre ou non les lignes de texte et les lignes de totalisation (Sous-total et Total) présentes sur les bons.
Traitement
Lorsque vous cliquez sur le bouton Terminer, le logiciel génère les factures en fonction du type de regroupement propre à chaque tiers. Lorsque l’un de vos bons fait référence à un numéro de lot ou de série, une fenêtre est ouverte afin que vous puissiez saisir ce numéro.
A la fin du traitement, vous avez la possibilité de visualiser et d’enregistrer un rapport de traitement.
Le corps de la facture générée est composé d’une ligne de commentaire reprenant la référence saisie en entête du bon, précédée éventuellement du numéro du bon (option de transfert à cocher dans les préférences de la gestion) et des lignes d’articles du bon.
Tous les bons transférés en facture passent en état "Transféré". Ils restent donc consultables à partir de la liste des documents du menu "Achats" si vous demandez l'état Transféré.