Archivage de documents d'achat, vente ou stock
L’archivage des documents permet de déplacer les documents de ventes, d’achats et/ou de stock dans une table d’archive afin d’alléger les documents et accélérer, de ce fait, les traitements.
Peuvent être archivés :
- Les documents en état "Transférés" pour les documents d’achats, de ventes et de stocks,
- Les documents en état "Comptabilisés" pour les achats et les ventes.
Une fois archivés les documents ne peuvent plus être modifiés.
Tous les documents archivés apparaissent dans la liste des documents archivés du menu Ventes/Achats ou Stocks.
L’extraction équivaut à une lecture du fichier d'archive afin d’obtenir les documents archivés dans la liste des documents (en état Archivés) et de pouvoir les dupliquer.
Ces documents appartiennent toutefois toujours au fichier d’archive.
Procédure d’archivage/d’extraction
Le menu Outils propose un assistant d’archivage et d‘extraction des documents qui permet désélectionner les pièces à archiver/extraire et la période de réalisation.
Choix du traitement
Le premier écran de l’assistant propose pour une période précise de sélectionner l’archivage ou l’extraction pour :
- Tous les documents
- Les documents d’achats
- Les documents de ventes
- Les documents de stocks
Liste des documents sélectionnés
Sur l’écran suivant, vous obtenez la liste des documents sélectionnées par le traitement suite aux paramètres définis précédemment.
Il est également possible d’un document précis, à partir de la liste des documents (menu contextuel + Archiver) et, suivant le même principe, d’extraire un document archivé à partir de la liste des documents archivés par ce même menu contextuel + Extraire.
Lorsqu’un document est extrait d’un fichier d’archive, il apparaît dans la liste des documents sous l’état "Archivés".
Recherche/liste des documents archivés
La recherche d’un document de vente, d’achat ou de stock archivés s’effectue à partir de la commande "Documents archivés" du menu adéquat (Ventes/Achats ou Stocks).