Purger les écritures
La purge des écritures est accessible à partir du menu Outils/Purge les écritures.
La purge des écritures permet de supprimer de manière définitive certaines écriture et les tables associées (analytique, échéances …) appartenant à des exercices antérieurs.
Une sauvegarde de votre dossier sera faite automatiquement avant de lancer ce traitement.
Modalités pour pouvoir effectuer la purge des écritures
Exclusivité
La base doit être ouverte de manière exclusive.
Si un seul utilisateur travaille sur le dossier, le logiciel connecte automatiquement le dossier en ouverture exclusive. Dans le cas contraire, un message d’avertissement informe qu’un autre utilisateur est sur la base et donc que la purge est impossible.
Droit
Dans la gestion des utilisateur, vous devez avoir sélectionné dans la branche Administration + Purge, les droits pour pouvoir lancer ce traitement.
Obligation
Pour pouvoir purger les écritures, vous devez avoir au moins 2 exercices de clôturés. Seul le premier de ces 2 exercices clôturés pourra être purgé.
La purge peut-être lancer que si :
- L’exercice est clôturé et qu’il n’est pas le dernier,
- L’exercice n’est pas déjà purgé.
Traitement de la purge des écritures
Un assistant vous guide dans les différentes étapes de la purge des écritures.
Purger les écritures : Informations
Cette purge réalise la suppression des écritures ainsi que les informations des tables liées à celle-ci : écriture analytiques, échéances sur écriture, échéances, écriture de TVA sur encaissement …
Les écritures supprimables sont celles antérieures au dernier exercice clôturé.
Purger les écritures : Options
Le 2ème écran vous permet de saisir les informations de paramétrage de la purge :
- Sélection de l’exercice pour lequel le traitement effectuera la purge des Écritures antérieures à celui-ci,
- Sélection de l’option Purger les cumuls périodiques : lors de la consultation des écritures dans le centralisateur, celles purgées n’apparaîtront plus,
- Sélection de l’option Purger les cumuls par compte et par exercice: Lors de la consultation du cumul du compte, il y aura aucun montant pour l’exercice purgé.
Rappel :
Une sauvegarde sera faite avant que le traitement soit lancé. Elle sera stockée sur le serveur avec le nom :
Nom de la société + "_" + Date du jour au format AAAAMMJJ_HHMM + "_SauvegardeAvantPurgeEcritures.bak"
Suite au lancement du traitement (bouton ‘’Terminer’’), le traitement affiche ‘‘Purge en cours …’’
Lorsque le traitement est achevé, un message vous informe que la purge s’est déroulée avec succès et du nombre d’écriture supprimées par rapport au total des écritures du dossier
Conséquences de la purge des écritures
Les écritures supprimées par la purge ne sont plus consultables dans les centralisateurs, la recherche d’écriture, export liasses fiscales…