Guide
Un guide est décrit par un code, un intitulé, un type (Ventes, Achats, Trésorerie ou Opérations Diverses) et des lignes d’Écriture.
Vous pouvez également définir un journal et un libellé automatique par défaut.
Type du guide
Le type du guide doit correspondre au type des journaux dans lesquels le guide sera utilisé.
Différents contrôles seront ainsi effectués par le logiciel. Par exemple, l’appel des guides dans un journal affichera uniquement les guides de même type que le journal. De plus, en définition du guide, les sens seront respectés.
Journal par défaut
Le journal par défaut sera automatiquement proposé en saisie guidée.
Libellé automatique par défaut
Le libellé automatique du guide sera uniquement repris en saisie guidée. Lorsque le guide est utilisé dans une écriture automatique, le logiciel prend en compte le libellé automatique de la pièce appelante.
Lignes du guide
La définition des lignes du guide doit être effectuée avec le plus grand soin.
Avant de commencer à paramétrer ces lignes, il est indispensable de déterminer :
- Par quel moyen ce guide va être activé,
- Quelles sont les informations connues et les informations à saisir.
Une ligne de guide est décrite par un compte, un libellé, un sens, un montant ou une formule et une quantité.
Pour chaque ligne, vous devez déterminer les informations qui seront saisies ou modifiables à l’appel du guide et celles qui seront fixes.
À partir de là, il vous suffit de rendre ou non accessible telle ou telle information en cochant la case située à côté de celle-ci
Compte
Il est possible d’indiquer :
- Un compte comptable existant,
- Un compte collectif,
- Un compte de regroupement,
- Une racine de compte (par exemple 607, tous les comptes commençant par 607 seront proposés lors de la saisie guidée)
- Ou de laisser la zone vide (uniquement pour la saisie guidée).
Toutefois, les restrictions suivantes sont à apporter lorsque le guide va être lié à une écriture automatique : sur la première ligne, il faut renseigner le compte qui fera appel à cette écriture automatique et sur les lignes suivantes, il faut éviter d’indiquer un compte de regroupement sinon on perd une grande partie de la puissance des Écritures automatiques.
Si vous sélectionnez le champ GDL_CPTSS, la saisie du compte sera possible et vous pourrez passer alternativement d’un compte à saisir à un commencement de compte sinon vous n’aurez pas accès à la zone compte.
Libellé
Le libellé de l’écriture sera automatiquement repris sauf en cas d’appel du guide à partir d’une écriture automatique. Dans ce cas, le logiciel prend comme libellé de base celui de la première écriture.
Le signe "=" permet de prendre le libellé de la ligne précédente.
Si vous sélectionnez le champ GDL_LIBSS, la saisie du libellé de l’écriture sera possible sinon vous n’aurez pas accès à la zone Libellé.
Sens
Saisissez C ou D ou double-cliquez pour passer d’un sens à un autre. Ce choix n’est plus modifiable à l’appel du guide.
Montant ou formule
Il est possible d’indiquer un montant fixe, une formule de calcul ou de laisser la zone vide.
La colonne M (champ GDL_FORMSS) permet de rendre ou non cette zone accessible en saisie guidée, pour une saisie ou une modification éventuelle.
Comment définir une formule ?
Pour définir votre formule de calcul, voici les éléments à votre disposition :
- Les opérateurs de base : *, /, + , -
- Les parenthèses : ( et ),
- Les constantes numériques définies dans les tables que vous devez saisir précédées du signe $ ($TVA),
- Le montant d’une ligne d’écriture : #x où x est le numéro de la ligne d’écriture dans le guide,
- Le solde de la pièce en cours : #S.
À retenir
Si le guide est utilisé avec les écritures automatiques, la première ligne du guide ne sert que pour le paramétrage dans les journaux (seul le compte est utile dans ce cas là) car la première ligne sera la ligne d’appel dans la saisie standard.
Quantité
Si la gestion des quantités est sélectionnée dans le paramétrage de la société, vous avez la possibilité de saisir des quantités pour les comptes autorisés.
Si vous sélectionnez le champ GDL_QTESS, la saisie des quantités lors de la saisie de l’écriture guidée sera possible sinon vous n’aurez pas accès à la zone quantité.