Se préparer à la facturation électronique (FE)
Afin de préparer la mise en conformité à la facturation électronique, plusieurs évolutions ont été intégrées au paramétrage de l’ERP.
Les sections suivantes présentent ces adaptations fonctionnelles et techniques, destinées à garantir la conformité réglementaire et à faciliter la transition vers la facture électronique.
I. Les préférences de la société
1.1 L’adresse du siège social de sa société
Le bouton « Recopier les coordonnées de la société » permet d’indiquer que l’adresse de l’entreprise est la même que celle de son siège social.
Pour rappel, chaque facture doit permettre d’identifier clairement le vendeur (ou prestataire) et le client (ou acheteur).
Doivent notamment figurer :
- Pour le vendeur : la dénomination sociale, l'adresse du siège (et de facturation si différente), les numéros SIREN/SIRET, la forme juridique, le capital social, ainsi que les mentions RCS ou répertoire des métiers (RM) selon l’activité.
- Pour le client : la dénomination sociale ou nom, l'adresse, l'adresse de livraison et l'adresse de facturation le cas échéant.
Ces obligations sont définies par l’ordonnance n°2019-359 du 24 avril 2019 (Journal officiel du 25 avril 2019).
1.2 Le champ RM (Répertoire des métiers)
Conformément à l’article R.123-237 du Code de commerce, toute entreprise inscrite au RCS ou au répertoire des métiers (RM) doit indiquer sur ses factures les informations liées à son immatriculation.
- Pour une entreprise immatriculée au RCS : mention du numéro SIREN, suivie de la mention RCS et du nom de la ville du greffe d’immatriculation, ainsi que le lieu du siège social.
- Pour une entreprise inscrite au RM : mention du numéro SIREN, suivie de RM et du numéro du département d’immatriculation, ainsi que le lieu du siège social.
Le numéro RCS ou RM permet d’identifier précisément l’entreprise et sa chambre d’immatriculation compétente.
1.3 La numérotation provisoire avant la validation du document
Pour rappel, le numéro de la facture est un numéro unique pour chaque facture, qui est basé sur une séquence chronologique et continue, et doit apparaître sans « trou », une facture ne pouvant être supprimée. La numérotation peut éventuellement se faire par séries distinctes (par exemple avec un préfixe par année), si les conditions d'exercice le justifient.
En cas d'annulation ou de rectification de la facture initiale, le vendeur doit adresser à son client l'un des documents suivants :
- Une nouvelle facture établie en remplacement de la précédente, qui doit faire référence à la facture annulée et mentionner l'annulation de la facture initiale.
- Une note d'avoir, notamment en cas de remise accordée après la facturation, faisant référence à la facture initiale (numéro et date de la facture).
Source : https://www.economie.gouv.fr/entreprises/factures-mentions-obligatoires
II. Les préférences de gestion
2.1 La date d'application de la conformité FE
Il est possible de définir une date d’application antérieure au 1er septembre 2026 (date officielle de mise en œuvre de la facturation électronique) afin de commencer à émettre des factures électroniques en amont. Les contrôles relatifs aux Tiers et aux documents ne seront toutefois effectifs qu’à compter de cette date.
La réforme relative à la généralisation de la facturation électronique introduit, à partir du 1er septembre 2026 (report par rapport à la date initialement prévue en 2024), de nouvelles exigences en matière de facturation.
Quatre mentions supplémentaires devront désormais figurer sur les factures émises entre professionnels : • Le numéro SIREN du client, • L’adresse de livraison des biens lorsque celle-ci diffère de l’adresse du client, • Une indication permettant de distinguer les prestations de services des ventes de biens, • La mention relative à l’option pour le paiement de la TVA sur les débits.
2.2 La catégorie d'opérations par défaut
L’ajout dans les préférences du champ « Catégorie d’opérations » avec en valeur possible « Livraisons de biens » et « Prestations de services » permettra d’appliquer cette valeur par défaut sur les nouveaux documents répond à cette réforme.
Lorsque la prestation est accessoire et indissociable de la livraison (ex. installation comprise avec le bien), l’administration peut considérer l’ensemble comme une opération unique, soumise au régime TVA de l’élément principal.
2.3 L'option « TVA d’après les débits pour les prestations de services »
Cette option permet de définir la date d’exigibilité de la TVA :
- Pour les ventes de biens, la TVA est exigible à la date d’émission de la facture (TVA sur les débits).
- Pour les prestations de services, elle est exigible au moment du paiement (TVA sur les encaissements).
Les entreprises de services peuvent toutefois opter pour la TVA sur les débits, rendant la taxe exigible dès la date de facturation.
2.4 L'option "Modification interdite si : Imprimé, Comptabilisé, Réglé"
Cette option initialement présente dans les préférences de gestion _ onglet « Ventes » a été supprimée.
La validation d’une facture verrouille toute modification ou suppression du document. Seuls les champs personnalisés et l’onglet « Échéances » demeurent accessibles à l’édition.
III. La fiche Tiers
Un nouveau champ « Catégorie » est désormais disponible dans l’onglet « Facturation électronique » des fiches clients et prospects.
Trois valeurs sont possibles :
- Organisme public
- Entreprise
- Particulier
Lors de la migration de votre base de données, le champ « Catégorie » sera automatiquement renseigné selon les informations existantes :
- Si les champs Référence de l’acheteur et/ou Code service sont renseignés, la catégorie « Organisme public » sera appliquée.
- Si les champs SIREN/SIRET et/ou N° de TVA intracommunautaire sont renseignés, la catégorie « Entreprise » sera appliquée.
Si aucun de ces champs n’est renseigné, la catégorie « Particulier » sera appliquée.
Règles de saisie :
Les champs SIREN/SIRET (onglet Identité), N° de TVA intracommunautaire (pour les entreprises et organismes publics) et Pays (toutes catégories confondues) deviennent obligatoires.
Pour les pays hors Union européenne, le SIREN/SIRET ou le numéro de TVA peut être laissé « vide », mais le pays reste obligatoire.
Import de tiers :
Lors d’un import de tiers, les champs "Catégorie", "SIRET" (selon la catégorie) et "Pays" sont également obligatoires.
IV. Le compte comptable client
Le champ « Catégorie » a été ajouté dans l’onglet « Tiers » des comptes clients (Menu « Paramètres_ Plan comptable client).
Trois valeurs sont disponibles : Organisme public, Entreprise ou Particulier.
Remarque : les champs Catégorie du tiers, SIRET (selon la catégorie) et Pays sont désormais obligatoires.
V. La banque du dossier
La case à cocher « Compte par défaut Factur-X » a été ajoutée dans les paramètres des comptes bancaires (Menu Paramètres _ Comptes bancaires).
Elle permet de définir le compte bancaire principal du dossier utilisé lors de la transmission des factures électroniques.
VI. Unité de conditionnement des articles
La colonne « Code UN/ECE Factur-X » a été ajoutée dans les tables de référence des unités de conditionnement (Menu : Paramètres _ Tables de références _ Unités de conditionnement).
Elle permet d’alimenter le code d’unité de mesure utilisé dans la facture électronique (Factur-X).
Si ce champ n’est pas renseigné, la valeur par défaut « C62 » (unité) sera automatiquement transmise lors de la génération de la facture.
Quelques exemples d’unités :
| Conditionnement | Code |
|---|---|
| Unité | C62 |
| Kilogramme | KGM |
| Mètre | cube |
| Mètre | MTR |
| Gramme | GRM |
| Litre | LTR |
VII. Les pays
Dans le cadre des opérations commerciales internationales, il est primordial d’assurer la conformité du traitement fiscal des transactions selon la zone géographique du client ou du fournisseur.
Chaque pays concerné par des transactions passées ou à venir doit être correctement associé à son groupement fiscal dans l’ERP (Union européenne, territoires d’outre-mer, etc.) afin de garantir l’application automatique du régime de TVA approprié :
- Livraisons intracommunautaires pour les échanges au sein de l’Union européenne, bénéficiant d’un régime d’exonération spécifique ;
- Exportations pour les ventes hors Union européenne ou vers les territoires français exclus du champ de la TVA communautaire.
Une vérification rigoureuse de ce paramétrage fiscal est essentielle pour assurer la conformité des factures électroniques et prévenir tout rejet ou anomalie lors de leur transmission aux plateformes de facturation.
| Pays | Code ISO | Statut TVA | Type d'opération TVA |
|---|---|---|---|
| Allemagne | DE | UE | Livraison intracommunautaire |
| Autriche | AT | UE | Livraison intracommunautaire |
| Belgique | BE | UE | Livraison intracommunautaire |
| Bulgarie | BG | UE | Livraison intracommunautaire |
| Chypre | CY | UE | Livraison intracommunautaire |
| Croatie | HR | UE | Livraison intracommunautaire |
| Danemark | DK | UE | Livraison intracommunautaire |
| Espagne | ES | UE | Livraison intracommunautaire |
| Estonie | EE | UE | Livraison intracommunautaire |
| Finlande | FI | UE | Livraison intracommunautaire |
| France (métropole) | FR | UE | Opération nationale |
| Grèce | GR | UE | Livraison intracommunautaire |
| Hongrie | HU | UE | Livraison intracommunautaire |
| Irlande | IE | UE | Livraison intracommunautaire |
| Italie | IT | UE | Livraison intracommunautaire |
| Lettonie | LV | UE | Livraison intracommunautaire |
| Lituanie | LT | UE | Livraison intracommunautaire |
| Luxembourg | LU | UE | Livraison intracommunautaire |
| Malte | MT | UE | Livraison intracommunautaire |
| Pays-Bas | NL | UE | Livraison intracommunautaire |
| Pologne | PL | UE | Livraison intracommunautaire |
| Portugal | PT | UE | Livraison intracommunautaire |
| République tchèque | CZ | UE | Livraison intracommunautaire |
| Roumanie | RO | UE | Livraison intracommunautaire |
| Slovaquie | SK | UE | Livraison intracommunautaire |
| Slovénie | SI | UE | Livraison intracommunautaire |
| Suède | SE | UE | Livraison intracommunautaire |
| Guadeloupe | GP | DROM (hors champ TVA UE) - Régime TVA : Export / Import | Exportation |
| Martinique | MQ | DROM (hors champ TVA UE) - Régime TVA : Export / Import | Exportation |
| Réunion | RE | DROM (hors champ TVA UE) - Régime TVA : Export / Import | Exportation |
| Mayotte | YT | DROM (hors champ TVA UE) - Régime TVA : Export / Import | Exportation |
| Guyane | GF | DROM (hors champ TVA UE) - Régime TVA : Export / Import | Exportation |
| Polynésie française | PF | TOM – hors UE - Régime TVA : Export / Import | Exportation |
| Nouvelle-Calédonie | NC T | OM – hors UE - Régime TVA : Export / Import | Exportation |
| Wallis-et-Futuna | WF | TOM – hors UE - Régime TVA : Export / Import | Exportation |
| Saint-Pierre-et-Miquelon | PM | COM – hors UE - Régime TVA : Export / Import | Exportation |
| Saint-Barthélemy | BL | COM – hors UE - Régime TVA : Export / Import | Exportation |
| Saint-Martin | MF | Partie française de l’île - UE | Livraison intracommunautaire |
| Monaco | MC | Associé fiscalement à la France / TVA française | Opération nationale |
| Royaume-Uni | GB | Hors UE (Brexit) - Régime TVA : Export / Import | Exportation |
| Suisse | CH | Hors UE - Régime TVA : Export / Import | Exportation |
| Norvège | NO | Hors UE - Régime TVA : Export / Import | Exportation |
| Islande | IS | Hors UE - Régime TVA : Export / Import | Exportation |
| Liechtenstein | LI | Hors UE - Régime TVA : Export / Import | Exportation |
| Andorre | AD | Hors UE (Accord s douaniers) - Régime TVA : Export / Import | Exportation |
VIII. Documents de ventes & documents d’acomptes
8.1 La numérotation des documents
La numérotation des documents n’est plus modifiable.
Les documents enregistrés sont désormais au statut « En cours » jusqu’à leur validation.
L’impression d’un document non validé affiche un filigrane « Provisoire ». Seuls les documents validés peuvent être transférés en comptabilité ou faire l’objet d’un avoir.
L’onglet « Facturation électronique » a été ajouté dans les documents de ventes et d’acomptes.
Remarques :
Les factures comptabilisées avant la mise à jour version 12 seront automatiquement considérées comme validées (non modifiables et non supprimables).
Les factures non comptabilisées avant la mise à jour version 12 devront être validées avant leur comptabilisation.
8.2 La catégorie d'opération
Le champ « Catégorie d’opérations » (valeurs : « Livraisons de biens » / « Prestations de services ») est automatiquement renseigné selon la donnée définie dans les préférences (onglet « Ventes »). Il reste modifiable dans chaque document.
8.3 Le type de paiement de TVA
Le champ « Type de paiement de TVA » (valeurs : « Débit », « Encaissement », « Mixte ») est alimenté à partir des préférences de gestion (onglet « Facturation électronique ») et peut également être ajusté document par document.
8.4 Le motif d’exonération de TVA
Le champ « Motif d’exonération de TVA » propose une liste déroulante des motifs applicables selon les règles de gestion.
8.5 Le numéro de bon de commande
Le champ « N° de bon de commande » correspond au numéro de commande du client.
8.6 La banque du payeur
Le champ « Banque du payeur » permet de définir la banque du tiers chargé du règlement de la facture. Si un payeur est associé au document, c’est sa banque qui sera automatiquement affichée.
8.7 Le contrôle de conformité
NB : le bouton « Contrôle de conformité » est disponible uniquement pour les documents de type « Facture » ou « Avoir ».
Lorsqu’une facture présente des anomalies, elle est identifiée avec l’onglet « Facturation électronique [NON CONFORME] ».
Une fois la facture conforme, l’onglet devient simplement « Facturation électronique », sans la mention [NON CONFORME].
IX. Évolution de la fiche "document d’acomptes"
L’onglet « Général » reprend désormais les informations liées à la facture d’acompte (coordonnées et montant de l’acompte).
L’onglet « Facturation électronique » regroupe les données relatives à la facturation électronique, comme pour les factures de vente.
L’onglet « Autres » permet la saisie de commentaires complémentaires.
X. L’export au format Factur-X
Une nouvelle entrée « Facturation électronique » a été ajoutée dans le menu Outils. Elle permet d’effectuer un contrôle en masse des documents de vente afin de vérifier leur conformité réglementaire, ainsi que d’exporter plusieurs documents simultanément.
Il est également possible d’exporter chaque document individuellement, directement depuis la liste des documents de vente ou depuis la fiche facture/avoir.
L’export peut générer un fichier PDF intégrant le XML embarqué ou uniquement le fichier XML, selon le format souhaité.
