Purge des documents d'achat, vente ou stock archivés

Ce traitement consiste à supprimer physiquement de la base les documents archivés ainsi que les mouvements de stocks archivés jusqu’à une date souhaitée.

Principes et obligations

Il est indispensable de procéder à une sauvegarde du dossier avant de lancer le traitement de purge, puisque celui-ci est irréversible.

La date jusqu’à laquelle vous souhaitez purger doit être strictement supérieure au dates de dernier inventaire de tous les dépôts, auquel cas la purge sera impossible car la date du dernier inventaire complet est une date minimum de purge.

Dans le cas ou le dossier gère le stock, il est indispensable de créer au minimum un inventaire complet par dépôt.

Lors du traitement de purge, nous vous conseillons de sélectionner les deux options suivantes :

• Le recalcul des statistiques : A la fin du traitement de la purge, les statistiques sont recalculés automatiquement en fonction des documents restant,
• Exporter les fichiers purgés : Des fichiers «texte» sont générés dans le répertoire temporaire (sélectionné dans les paramètres de la société) reprenant les informations des documents et mouvements purgés.

Fonctionnement

Lors de l’appel du traitement par le menu "Outils/Purge les documents archivés", deux contrôles sont réalisés :

• Le premier, vérifie la présence de mouvements de stock (table ART_MVT),
• Le deuxième est lancé dans le cas où des mouvements de stock sont présents, il consiste à vérifier l’existence d’inventaire complet pour chacun des dépôts. S’il n’y a pas d’inventaire complet, un message vous indiquera qu’il est nécessaire de réaliser un inventaire complet sur le dépôt avant de purger.

Pour avoir des exemples de situation de purge cliquez ici.

Étape 1 : Rappel du principe détaillé de la purge

Étape 2 : Date

Vous devez indiquer jusqu’à quelle date vous souhaitez purger, et procédez à la sélection des options détaillées ci-dessus :

Étape 3 : Recherche

Le traitement lance une recherche de la liste des documents et mouvements à purger

Étape 4 : Résultat

Vous visualisez le résultat de la recherche dans un premier temps pour les documents et ensuite pour les mouvements. Toutefois, si vous souhaitez que certains documents pour une date précise ne soient pas purgés vous devrez alors modifier la date de la purge.

Une sauvegarde sera faite avant le lancement de la purge. Elle sera stockée sur le serveur SQL avec le nom :

Nom de la base + "_" + Date sous la forme "AAAMMJJ_HHMM" + "_SauvegardeAvantPurgeDocuments.bak"

Par exemple :

DEMO_20180809_0000_SauvegardeAvantPurgeDocuments.bak

Enfin, après avoir confirmé que vous souhaitiez purger votre base, le traitement va générer les fichiers texte contenant les différents documents et mouvements purgés, puis supprimer les documents et mouvements de la base.

Les fichiers résultants de la purge sont enregistrés dans le répertoire temporaire (des préférences utilisateur). Ces fichiers sont sauvegardés sous le nom suivant :

"Purge-" + Date sous la forme "AAMMJJ"+ "-" + "nom de la table purgée"

Par exemple, pour la purge de la table Archive des Documents au 8 octobre 2018, vous aurez le fichier suivant :

Purge-181008-ARC_DOCUMENTS.txt