Aller au contenu

Clôture annuelle comptable

La clôture annuelle consiste à passer l’exercice supérieur en exercice courant.

Cette opération est à lancer avec précaution puisque les écritures ne pourront plus être modifiées. De plus, si votre dossier de comptabilité est lié à la gestion commerciale Gestimum, les pièces ne pourront plus être modifiées.

AVANT DE FAIRE LA CLÔTURE

Voici les étapes pour préparer et valider sa clôture comptable :

  • Faire une sauvegarde
  • Faire un inventaire
  • Transférer les documents de la gestion commerciale vers la comptabilité
  • Faire un lettrage puis un contrôle du lettrage
  • Valider les rapprochements bancaires puis utiliser la fonction Outils | Recalculer les totaux par compte et par journal
  • Imprimer les différents documents comptables
  • Vérifier de ne pas avoir d’écriture d’abonnement en attente de génération, vérifier que les comptes d’attentes (compte 47) soient soldés et vérifier dans le centralisateur qu’aucun journal, pour une période donnée, ne soit déséquilibré puis valider l’ensemble des journaux
  • Faire une nouvelle sauvegarde
  • Lancer la clôture comptable (Attention personne ne doit être connecté sur Gestimum lors de cette étape)

MODALITÉS POUR POUVOIR EFFECTUER LA CLÔTURE ANNUELLE

Exclusivité

La base doit être ouverte de manière exclusive. Si un seul utilisateur travaille sur le dossier, le logiciel connecte automatiquement le dossier en ouverture exclusive. Dans le cas contraire, un message d’avertissement informe qu’un autre utilisateur est sur la base et donc que la clôture est impossible.

Droit

Vous devez avoir sélectionné par le menu SOCIETE |Utilisateurs le droit Annuelles sur l’option Écritures/Clôtures pour pouvoir lancer ce traitement.

Dossier de gestion

Si votre dossier de gestion commerciale Gestimum est lié à votre dossier de comptabilité Gestimum, les documents doivent tous être transférés en comptabilité.

Mais attention, vous devez transférer vos pièces en comptabilité avec le type de transfert "Gestimum" (transfert direct en comptabilité Gestimum). Suite à la clôture, les documents de l’exercice clôturé pourront être dupliqués, imprimés mais pas modifiés car ils ont été transférés.

TRAITEMENT DE LA CLÔTURE ANNUELLE

Un assistant vous guide dans les différentes étapes de la clôture.

Le 2eme écran vous informe des actions spécifiques que le traitement va effectuer pour :

  • les comptes de charges et de produits
  • les comptes définis comme lettrable
  • les comptes définis comme rapprochable
  • les comptes définis comme centralisable

Pour les comptes n’appartenant pas à ces définitions, vous devez choisir entre 3 options :

  • Les écritures sont cumulées comme un compte centralisé : Une écriture dans le journal des  à-nouveaux représentera le solde des écritures saisies au cours de l’exercice que vous clôturez,
  • Les écritures sont reportées à l’identique,
  • Suivant l’option au niveau du compte, cumulées ou reportées à l’identique.

Le 3eme vous demande de confirmer si vous avez effectué différentes opérations :

  • Validation ou suppression des écritures de simulation
  • Validation des écritures d'abonnement
  • Solde des comptes d'attente
  • Lettrage des comptes de type "lettrable"
  • Rapprochement des écritures d’un compte défini comme "rapprochable"
  • Contrôle et équilibre des rapprochements bancaires effectués

L’écran suivant vous demande de confirmer :

  • Que vous avez édité tous les états comptables
  • Que vous êtes d’accord avec le résultat trouvé

Ensuite, vous devez renseigner les données utiles pour la création des journaux :

  • D’a-nouveaux, avec sélection les comptes de bénéfice et de perte ainsi que les libellés associés aux écriture
  • Et d’extourne (journal de type OD)

Enfin, il affiche des différentes étapes en cours de traitement :

  • Contrôle du lettrage (si déséquilibre, blocage de la clôture)
  • Contrôle du rapprochement (si déséquilibre, vous avez le choix de bloquer ou non le traitement de la clôture)
  • Regénération des totaux de l’exercice en cours
  • Équilibre (si déséquilibre, blocage de la clôture) et Validation des Écritures (par période et journal)
  • Suppression des écritures déjà reportées lors d’une clôture provisoire antérieure
  • Génération du journal d’A nouveaux,
  • Éventuellement génération du journal d’extourne
  • Regénération des totaux de l’exercice supérieur
  • Archivage de l’exercice courant
  • Bascule de l’exercice supérieur en exercice courant
  • Création du nouvel exercice

Une sauvegarde sera faite avant le début du traitement. Elle sera stockée sur le serveur avec le nom :

Nom de la société + "_" + Date du jour au format AAAAMMJJ_HHMM + "_SauvegardeAvantClotureComptable.bak"

A la fin du traitement, vous avez la possibilité de visualiser et d’enregistrer un rapport de clôture.

Tant que les conditions de clôtures ne sont pas réunies, votre dossier ne pourra être clôturé.

Pour avoir un exemple de rapport cliquez ici.

REMARQUE

Le Bulletin Officiel des impôts 13 L-1-06 (Contrôle des comptabilités informatisées) du 24 Janvier 2006 exige qu'une validation des écritures comptables soit effectuée avant clôture. Traitement disponible dans Outils/Validation des périodes.

CONTRÔLES À EFFECTUER APRÈS LA CLÔTURE

Vous devez vérifier différents points avant de poursuivre votre activité :

  • L’exercice supérieur doit être passé en exercice courant,
  • Les dates de saisie autorisée doivent être au minimum les dates de l’exercice courant.