Saisie guidée des écritures

La saisie guidée permet d’enregistrer des écritures dans un masque de saisie plus ou moins automatisé où toutes les lignes d’écriture à compléter ou valider s’affichent.

Avant d’utiliser la saisie guidée, vous devez donc définir les guides d'écriture utiles à votre saisie comptable.

La saisie guidée est très intéressante car elle peut être utilisée par une personne ayant très peu de notions comptables et permet d’éviter des erreurs de saisie courantes.

Toutes les écritures sont bien entendu générées dans un journal. De ce fait, pour modifier ou consulter vos écritures, vous devrez ouvrir le journal correspondant par la Saisie Standard.

La saisie guidée s’effectue en trois étapes :

• La sélection du guide,

• La saisie des informations complémentaires,

• La validation des lignes d’écriture du guide.

Sélection du guide d’écriture lorsque vous lancez la Saisie Guidée (menu Écritures), la liste des guides est automatiquement proposée et apparaît soit sous la forme d’une liste unique qui propose l’ensemble des guides, soit sous forme d’onglets permettant de retrouver rapidement le guide souhaité. Pour cela, vous devez avoir défini des filtres dans les propriétés de la liste des guides. Pour utiliser un guide, sélectionnez simplement le guide puis cliquez sur l’icône Ouvrir ou double-cliquez directement dessus. Le masque de saisie est alors proposé

Saisie des informations

Le masque de saisie proposé correspond exactement au paramétrage du guide.

Le masque est composé d’un entête, des lignes d’écriture du guide et d’un pied.

• L’entête permet de préciser/modifier : le journal dans lequel vous souhaitez générer l’écriture du guide, le libellé automatique, la date de l’écriture, la période de saisie, le mode de saisie, la devise, le numéro de pièce

Rappel : un journal et un libellé automatique par défaut peuvent être définis dans le guide

• La grille d’écriture affiche toutes les lignes d’écriture définies dans le guide. La saisie est automatiquement limitée aux zones dont les informations sont à saisir

Lorsque le compte, qui doit être saisi, est indiqué en italique cela signifie qu’il a été référencé dans le guide par un compte collectif ou un commencement du compte.

• Le pied du masque contient les informations suivantes :

L’état de la pièce d’écriture, les totaux Débit et Crédit ainsi que le solde du journal sur la période ou pour la pièce courante.

Tant que le masque n’est pas correct ou complet, un petit voyant rouge s’allume dans le pied de votre masque. Le bouton Pointer l’anomalie vous permet de comprendre ce qui pose problème.

Dès que le masque est correct, le voyant passe au vert et il vous est possible de valider la pièce d’écriture.

Validation des écritures

Lorsque vous validez la pièce d’écriture, un message récapitule le nombre d’écriture générées dans le journal. Pour valider la pièce, deux possibilités s’offrent à vous :

Valider et saisir sur le même masque

Pour enregistrer une nouvelle pièce selon le même guide, cliquez sur Ajouter.

Le logiciel conserve l’entête du masque précédent mais remet à zéro les informations saisies sur la pièce d’écriture.

Toutefois, si vous souhaitez remettre également à vide, les zones de l’entête du masque, cliquez sur le bouton Réinitialiser.

Valider et saisir sur un autre masque ou

quitter la saisie guidée

Pour enregistrer une nouvelle pièce suivant un autre guide ou pour quitter la saisie guidée, cliquez sur le bouton OK. La liste des guides vous est alors proposée afin que vous puissiez sélectionner un autre guide ou au contraire quitter la saisie guidée.

Valider et retour en saisie standard

Pour valider et ouvrir la saisie standard sur la pièce que vous venez de saisir, cliquez sur le bouton MODIFIER.