Saisie d'un inventaire
Avant de créer une pièce d’inventaire, il est nécessaire d'ouvrir (préparer) votre inventaire.
La création de pièces d’inventaire passe par la commande Nouveau document d’inventaire du menu STOCKS.
Vous pouvez également créer une nouvelle pièce à partir de la Documents de stock du menu STOCKS. Un bordereau de saisie peut être dans un premier temps imprimé puis complété.
Entête
Une saisie d’inventaire est obligatoirement associée à un dépôt et donc à l’inventaire courant.
La génération des lignes d’articles à inventorier peut être manuelle ou automatique (Bouton Génération Auto).
Lignes d’inventaire
Les lignes d’inventaire peuvent être saisies manuellement ou être générées automatiquement pour une sélection d’articles.
Une ligne d’inventaire est obligatoirement composée d’un code et d’un libellé article, d’un conditionnement et de la quantité inventoriée en stock.
Le même article pourra être introduit uniquement s’il a un conditionnement ou une gamme ou un numéro de lot différent.
Le prix des articles inventoriés est affiché en fonction du calcul du prix de revient (sur article ou sur stock).
Le menu contextuel vous permet :
- d'insérer une ligne
- de supprimer une ligne
- d'imprimer le bordereau de saisie
- de paramétrer les préférences notamment d’ajouter des colonnes
Référence article
Pour appeler un article, vous avez la possibilité de saisir le code article, le code à barre, le libellé court, la désignation ou encore la référence constructeur de l'article. Pour rechercher un article dans la liste, tapez le début du code ou de la désignation et la liste déroulante se positionnera sur le 1er article commençant par ces caractères.
Cas particulier :
Pour un article gérant les numéros de lot, la sélection d’un numéro de lot est obligatoire par la liste déroulante (u F4). La création d’un numéro de lot est possible par la combinaison de touche F4 + F2. De plus, vus avez la possibilité de saisir la date de péremption du lot. Cette date devient obligatoire lorsque l’article est périssable.
La saisie de la zone de stockage est également prise en compte.
Pour un article gérant les gammes, la sélection d’une gamme est obligatoire par la vue standard ou cartésienne.
Quantité
Vous disposez de 3 champs de quantités :
- la quantité en stock correspond à la quantité en stock à la date de l’inventaire
- la quantité inventoriée peut être saisie à tout moment avant validation de l’inventaire
- l'écart en quantité entre la quantité saisie et la quantité en stock à la date de l'inventaire
Pour éditer un bordereau de saisie, laissez à zéro les quantités inventoriées que vus compléterez ensuite.
Conditionnement
Le logiciel propose soit l’unité de conditionnement de stock soit l’unité de conditionnement de vente en fonction des choix définis dans les préférences de la gestion mais vous avez la possibilité de modifier l’unité de conditionnement par défaut dans la liste déroulante.
Tant que l’inventaire n’est pas validé, le logiciel traite les quantités dans les différents conditionnements.
A la validation de l’inventaire, le logiciel convertit les quantités inventoriées en nombre d’unités de conditionnement de vente.
Pied de document
Une zone commentaire vous permet de saisir du texte, des informations complémentaires concernant le document.
Bordereau de saisie d’inventaire
Un bordereau de saisie des lignes d’inventaire (sans quantité) peut être imprimé afin d’être complété par les différentes personnes responsables de l’inventaire.
Il suffit de saisir ou de générer automatiquement les lignes des articles à inventorier puis de cliquer sur le bouton Imprimer.
Dès que vus enregistrez votre saisie d’inventaire, le logiciel génère la pièce d’inventaire correspondante et lui attribue automatiquement un numéro de pièce.
Pour revenir sur ces lignes d’inventaire, il suffit de réouvrir la pièce d’inventaire par la commande "Documents de stock" du menu STOCKS.
Modification et gestion des pièces d’inventaire
La commande "Documents de stock" du menu STOCKS vous permet de modifier une pièce d’inventaire, de compléter les quantités d’une pièce avant validation de l’inventaire, de consulter et d’imprimer le détail d’une pièce d’inventaire.
Génération automatique des lignes d'inventaire
Le choix des articles peut s’effectuer sur l’ensemble du stock ou uniquement sur les articles référencés dans le dépôt.
La sélection des articles s’effectue pour :
- un article Unique
- un ensemble d'articles (Avancée)
- tous les articles
Le bouton Définir permet de choisir l’ordre de tri de vos lignes d’inventaire : code article, famille, sous-famille, type, catégorie ou zone de stockage.
Afin de limiter le traitement de la génération automatique, vous pouvez déterminer un nombre maximum de lignes à générer.
Vous pouvez également demander la génération des lignes pour les articles ayant une quantité en stock non nulle.
Une quantité par défaut peut être demandée: la Quantité en Stock, une quantité nulle (pour les bordereau de saisie), une quantité commune à tous les articles.
Pour l'inventaire complet, la quantité en stock est la suivante :
- si la date d'inventaire est > ou = à la date du jour et si on fait une génération automatique du stock alors la quantité qui apparaîtra dans notre fiche de saisie sera = au stock actuel
- si la date d'inventaire est < à la date du jour et si on fait une génération automatique du stock alors la quantité qui apparaîtra dans notre fiche de saisie sera = au stock au dernier jour de cette date d'inventaire
Le prix unitaire de l’article peut-être affecté automatiquement à l’article inventorié.
Ce prix est celui de référence (PUMP ou DPA ou PMA ou …) du dernier mouvement antérieur à l'inventaire (si celui ci est non nul) sinon il est celui de la fiche article.
Vous pouvez saisir un libellé qui sera affecté à chaque mouvement (ligne d’inventaire) lors du traitement de la génération automatique des lignes. Par défaut aucun libellé n’est affecté aux lignes d’inventaire.
Une fois votre paramétrage réalisé, vous pouvez lancer le traitement de la génération automatique à l'aide du bouton "Générer".
A la fin du traitement, un message vous indique le nombre de lignes générées. Suite à la fermeture de cette fenêtre (bouton Fermer), vous accéder à la visualisation de votre bordereau d'inventaire.
Différence entre inventaire complet et inventaire tournant
Pour un inventaire Complet, la validation génère un mouvement d’inventaire de type Comptabilisés, consultable à partir de la commande "Mouvements de stock" du menu STOCKS et met à jour le stock Inventaire. Le logiciel met également à jour les lignes de mouvements dans la fiche des articles et du dépôt.
Pour un inventaire Tournant, le logiciel génère une pièce d’écart de stock dans laquelle il enregistre tous les écarts constatés entre le stock Actuel et le stock inventorié.
Calcul des quantités en stock
Les quantités saisies dans vos pièces d’inventaire sont automatiquement traitées et converties en quantité d’unité de conditionnement de vente si celles-ci sont saisies dans une unité de conditionnement différente.
Si des mouvements de stock (ventes, achats, livraison, réception,…) ont été enregistrés entre la date d’inventaire et la date de validation, le logiciel les prend en compte afin que votre stock reste cohérent.
Exemple
A la date d’ouverture de l’inventaire au 31/12/2007, voici les quantités inventoriées : 10 Articles ART1 et 15 articles ART2
Au 01/01/2008, les ventes suivantes sont réalisées : 1 Article ART1 et 2 articles ART2
Au 02/01/2008, les achats suivants sont enregistrés : 2 articles ART1 et 1 article ART2
Les quantités en stock après validation de l’inventaire au 03/01/2008 seront les suivantes : 11 Articles ART1 (10–1+2) et 14 articles ART2 (15-2+1)
Comment votre stock est-il valorisé ?
Le logiciel prend automatiquement le dernier prix à la date de l’inventaire, soit le PMP, le DPA, le PMA, ou encore le prix moyen, suivant le type de stock.
Lors d’un premier inventaire, si aucune entrée n’a encore été valorisée, le logiciel prend alors le prix de revient indiqué dans la fiche article.
Écarts de stock/inventaire
L’impression Écarts de stock/Inventaire permet d’obtenir pour chacun des articles la quantité et la valeur du stock avant et après validation de l’inventaire ainsi que l’écart.