Clôture annuelle commerciale
La clôture annuelle consiste à passer l’exercice supérieur en exercice courant.
Cette opération est à lancer avec précaution puisque les pièces ne pourront plus être modifiées.
La clôture annuelle est possible uniquement si votre dossier de comptabilité n’est pas lié à votre dossier de Gestion Commerciale Gestimum ou tenu avec le logiciel Comptabilité Gestimum.
Modalités pour pouvoir effectuer la clôture annuelle
Exclusivité
La base doit être ouverte de manière exclusive. Si un seul utilisateur travail sur le dossier, le logiciel connecte automatiquement le dossier en ouverture exclusive. Dans le cas contraire, un message d’avertissement informe qu’un autre utilisateur est sur la base et donc que la clôture est impossible.
Droit
Vous devez avoir sélectionner par le menu SOCIETE + Utilisateurs le droit d’exécuter sur l’option Traitements/Clôture annuelle en gestion pour pouvoir exécuter ce traitement.
Dossier comptable
La clôture annuelle est possible uniquement si votre comptabilité n’est pas tenu avec le logiciel Gestimum comptabilité. Un message vous averti si :
- Une comptabilité Gestimum est présent pour ce dossier (comptabilité débridée),
- Des écritures comptables existent pour le dossier.
Documents
Les documents doivent tous être transférer en comptabilité. Mais attention, vous ne devez en aucun cas transférer vos pièces en comptabilité avec le type de transfert Gestimum. Suite à la clôture, les documents de l’exercice clôturé pourront être dupliqués, imprimés mais pas modifiés car ils ont été transférés.
Traitement de la clôture annuelle
Un assistant vous guide dans les différentes étapes de la clôture. Il vous informe des opérations qu'il va effectuer.
Une sauvegarde sera faite avant le début du traitement. Elle sera stockée sur le serveur avec le nom :
Nom de la société + "_" + Date du jour au format AAAAMMJJ_HHMM + "_SauvegardeAvantClotureCommerciale.bak"
Ensuite, vous devez cliquez sur le bouton "Terminer" pour lancer la clôture annuelle.
L’assistant affichera les différentes étapes en cours pour le traitement.
Si au lancement du traitement, le logiciel détecte des documents non encore comptabilisés, vous aurez un rapport listant les documents qui bloquent le traitement.
Pour avoir un exemple de rapport cliquez ici.
A la fin de la procédure, vous avez un message vous informant sur le déroulement du traitement et les vérifications à effectuer.
Contrôles à effectuer après la clôture annuelle
Vous devez vérifier différents points avant de poursuivre votre activité :
- L'exercice supérieur doit être passé en exercice courant,
- Les dates de saisie autorisée doivent être les dates de l’exercice courant.
Les pièces en cours sur l’exercice précédent (clôturé) peuvent être dupliquées à une date permise dans l’intervalle des dates de saisie autorisée.